Office Manager Family Office, Winterthur

Unsere Mandantin ist eine vielseitige und dynamische Unternehmerpersönlichkeit, die mehrere Rollen gleichzeitig vereint: Sie ist Unternehmerin, Immobilienbesitzerin und Mutter von drei Kindern. In ihrem Alltag bewegt sie sich zwischen strategischen Unternehmensentscheidungen, Immobilienprojekten und privaten Verpflichtungen.

Zur Unterstützung dieses breit gefächerten Wirkungsfeldes suchen wir in dieser neu geschaffenen Position eine vertrauensvolle, strukturierte und digital affine Persönlichkeit, die Freude daran hat, Ordnung in die Komplexität der vielfältigen Themen zu bringen und unsere Mandantin effektiv zu entlasten als:

Ihre Rolle In dieser Funktionübernehmen Sie eine zentrale Drehscheibenfunktion zwischen geschäftlichen, privaten und immobilienbezogenen Themen. Sie arbeiten eng mit der Mandantin zusammen, organisieren, strukturieren und stellen sicher, dass operative und administrative Aufgaben zuverlässig ausgeführt werden und sie effektiv entlastet wird.

Die Besonderheit der Rolle liegt in der hohen thematischen Vielfalt, was gleichzeitig die Komplexität ausmacht: Viele Themen laufen parallel, einzelne Aufgaben sind oft zeitlich überschaubar (z. B. quartalsweise Verrechnungen von Mandatsaufträgen oder Vorbereitung einer jährlichen VR-Sitzung), erfordern jedoch ein hohes Mass an Überblick, Eigenverantwortung und Priorisierung.

Keine klassische Personalassistenz-Funktion , die Terminplanung, Reiseorganisation oder Kalenderführung beinhaltet.

Ihre Aufgaben 1. Bauprojekt&selbst bewohnte Immobilie (zentrale Rolle) Unsere Mandantin befindet sich aktuell in der Fertigstellungsphase eines Neubaus mit geplantem Bezug bis November 2026. In diesem Kontextübernehmen Sie eine umfassende administrative Steuerung des Projekts:

Strukturierung und Ablage sämtlicher projektrelevanter Unterlagen

Verwaltung undÜberwachung von Wartungs- und Serviceverträgen

Sicherstellung der Einhaltung von Fristen und Wartungszyklen

Unterstützung bei der Koordination mit Baupartnern, Lieferanten und Dienstleistern

Kostenkontrolle und Dokumentation von Ausgaben

Administrative Begleitung der Einrichtung und finalen Bezugsphase

Aufbau einer nachhaltigen Dokumentationsstruktur für den langfristigen Betrieb der Immobilie

2. Immobilienmanagement (nicht selbst bewohnte Objekte)

Administrative Betreuung von aktuell zwei Wohnungen und Parkplätzen

Unterstützung bei der Vermietungsvorbereitung (z. B. Organisation von Services, Koordination externer Dienstleister)

Erstellung vonÜbergabeprotokollen und Mängellisten

Verwaltung und Ablage von Verträgen und Dokumenten (Korrespondenz)

Kontrolle von Zahlungseingängen

Schnittstelle zu Mietern und Verwaltung

Prüfung von Nebenkostenabrechnungen und Weiterleitung an Mieter

Koordination vereinzelter Handwerker‑Einsätze

3. Unterstützung auf Geschäftsführungsebene

Erstellung und Abwicklung von Zahlungsaufträgen (ca. 2x monatlich, geringe Anzahl Rechnungen)

Vorbereitung von Unterlagen für Verwaltungsratssitzungen und Generalversammlungen (1x jährlich)

Erstellung von Jahresplanungen und Timelines inkl. Fristenkontrolle

Allgemeine Korrespondenz und Kommunikation

4. Administrative Betreuung einer GmbH (in Gründung)

Vorbereitung und Versand von Rechnungen (ca. 4x jährlich)

Koordination der Buchhaltung mit Treuhänder sowie Unterstützung beim Jahresabschluss

Führung einer einfachen Lohnbuchhaltung für eine Mitarbeiterin

5. Private Administration&Organisation

Aufbau und Pflege einer digitalen, sicheren Dokumentenstruktur (z. B. Tresorit)

Persönliche Buchhaltung inkl. Zahlungsabwicklung und Controlling

Überblick und Verwaltung von Versicherungen

Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im privaten Bereich

Strukturierung und Digitalisierung von Unterlagen, Fotos und Dokumenten

Organisation von wiederkehrenden Themen

Die Zusammenarbeit erfolgt in einem modernen, flexiblen Setup: Es gibt kein klassisches Büro – stattdessen steht ein Arbeitsplatz (Desk) in einem

Open Space an zentraler Lage

in Zürich zur Verfügung. Gleichzeitig besteht grosse Flexibilität hinsichtlich

Homeoffice .

Die

50% Stellenprozent

sollen idealerweise

täglich

zwischen

Montag bis Donnerstag

erbracht werden.

Ihr Profil

Mehrjährige Berufserfahrung in der Schweiz, idealerweise im Immobilien-, Family Office- oder Kanzleiumfeld

Erfahrung in vergleichbarer Assistenz-/Koordinationsfunktion

Ausgeprägte digitale Kompetenz mit Freude daran, klassische administrative Prozesse mithilfe von KI-Tools effizient aufzubauen und kontinuierlich zu optimieren

Sie arbeiten gerne in einer vielfältigen Drehscheibenfunktion und bevorzugen ein breites Aufgabenspektrum

Sehr strukturierte, sorgfältige und gewissenhafte Arbeitsweise – kombiniert mit Pragmatismus

Hohe Selbstständigkeit und ausgezeichnetes Selbstmanagement

Diskret, loyal und absolut vertrauenswürdig

Sehr gute Kenntnisse in MS Office

Fließende Englischkenntnisse

Erfahrung mit Buchhaltungstools (z. B. Bexio) von Vorteil

Führerausweis und eigenes Fahrzeug sehr erwünscht

Was Sie erwarten dürfen

Vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit grossem Gestaltungsspielraum

Hohe Flexibilität in der Arbeitsgestaltung

Kombination aus Homeoffice und Präsenz (1 fixer Tag/Woche in Zürich, ansonsten flexibel)

Moderner Arbeitsplatz in einem open Office an zentraler Lage in Zürich

Möglichkeit, Strukturen zu schaffen, Prozesse zu optimieren und spannende Projekte eigenständig umzusetzen

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