Geschäftsleitungsassistenz / Office, HR&Compliance, Stäfa

AUFGABENBEREICH Administration&Office Management

- Planung und Koordination von Meetings, Terminen, Reisen und Hotelreservationen - Organisation von internen und externen Anlässen - Telefonische Erreichbarkeit der Hauptnummer (vertretungsweise) - Erstellung von Präsentationen, Berichten und Auswertungen - Verwaltung des internen WIKI sowie Ablage- und Dokumentenmanagement- Verwaltung von Büromaterial und allgemeiner Büroorganisation - Betreuung administrativer Infrastrukturthemen

HR-Administration

- Erstellung von Arbeitsverträgen und HR-relevanten Dokumenten - Führung der Personaladministration - Bearbeitung der Spesenabrechnungen, insbesondere vom Aussendienst - Unterstützung im Rekrutierungsprozess und Onboarding - Betreuung des Auszubildenden vom Stammhaus (3 Wochen pro Jahr) - Teilnahme an HR-Meetings online/ offline- Anlaufstelle für Mitarbeitende bei administrativen Fragen

Compliance, Qualität&Versicherungen

- Pflege undÜberwachung von internen Richtlinien (Datenschutz, IT, Qualität) - Bearbeitung von Qualitätsmanagement-Themen - Datenbankpflege (Prüfmittel, Sicherheitsmittel, Kontrollen) - Verwaltung von Versicherungen (Auto, Haftpflicht, Gebäude etc.) - Unterstützung bei internen Kontrollen und Audits

IT-&Systemunterstützung

- Unterstützung bei der Verwaltung von Tablets, Laptops und Mobiltelefonen - Bestellung und Betreuung von IT-/EDV-Material - Pflege und Kontrolle der Zeiterfassung (Mutationen, Auswertungen)

ANFORDERUNGSPROFIL Hard Skills

- Kaufmännische Grundausbildung EFZ oder gleichwertige Ausbildung - Mehrjährige Erfahrung in Administration, Office-Management oder Assistenzfunktionen - Gute Kenntnisse in HR-Administration (Verträge, Personalakten, Absenzen) - Sehr gute Kenntnisse in MS 365 (Excel, Teams, PowerPoint, Word, Sharepoint, Onedrive)- Sehr gute DE- und EN-Kennnisse in Wort und Schrift (FR von Vorteil) - Vorteil: Kenntnisse in Compliance, Datenschutz, Qualitätsmanagement oder Versicherungsadministration

Soft Skills

- Strukturierte, effiziente und selbständige Arbeitsweise - Sehr hohe Vertrauenswürdigkeit und Diskretion - Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Kommunikationsstärke - Organisationstalent und proaktive Haltung - Teamfähigkeit und sicheres, freundliches Auftreten - Flexibilität, Belastbarkeit und Freude an vielfältigenAufgaben- Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterentwicklung - Reisebereitschaft ( pro Jahr)

KOMPETENZEN

- Sicherer Umgang mit Office- und HR-Administrationsprozessen - Fähigkeit, professionelle Präsentationen, Berichte und Auswertungen zu erstellen - Präzise Dokumentations- und Organisationskompetenz - Sorgfältige, strukturierte und nachvollziehbare Arbeitsweise - Problemlösungsfähigkeit und proaktives Handeln- Verlässliche, vertrauensvolle und respektvolle Zusammenarbeit - Fähigkeit, unterschiedliche Anspruchsgruppen professionell zu betreuen - Empathie und Teamorientierung - Hohe Eigenständigkeit und Verantwortungsbereitschaft - Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld - Lernbereitschaft undOffenheit für Weiterentwicklung- Vertrauenswürdigkeit und Integrität

VERANTWORTUNGEN

- Sicherstellung eines reibungslosen administrativen und organisatorischen Betriebs - Termingerechte und korrekte Durchführung der HR-Administration - Einhaltung und Pflege von Compliance-, Datenschutz- und Qualitätsrichtlinien - Vertrauensvolle Ansprechperson und Unterstützung für Mitarbeitende- Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Unternehmensdaten

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