Geschäftsleitungsassistenz / Office, HR&Compliance 50 - 60% …, Stäfa

Was ist meine Funktion?

Administration&Office Management

Planung und Koordination von Meetings, Terminen, Reisen und Hotelreservationen

Organisation von internen und externen Anlässen

Telefonische Erreichbarkeit der Hauptnummer (vertretungsweise)

Erstellung von Präsentationen, Berichten und Auswertungen

Verwaltung des internen WIKI sowie Ablage- und Dokumentenmanagement

Verwaltung von Büromaterial und allgemeiner Büroorganisation

Betreuung administrativer Infrastrukturthemen

HR-Administration

Erstellung von Arbeitsverträgen und HR-relevanten Dokumenten

Führung der Personaladministration

Bearbeitung der Spesenabrechnungen, insbesondere vom Aussendienst

Unterstützung im Rekrutierungsprozess und Onboarding

Betreuung des Auszubildenden vom Stammhaus (3 Wochen pro Jahr)

Teilnahme an HR-Meetings online / offline

Anlaufstelle für Mitarbeitende bei administrativen Fragen

Compliance, Qualität&Versicherungen

Pflege undÜberwachung von internen Richtlinien (Datenschutz, IT, Qualität)

Bearbeitung von Qualitätsmanagement-Themen

Datenbankpflege (Prüfmittel, Sicherheitsmittel, Kontrollen)

Verwaltung von Versicherungen (Auto, Haftpflicht, Gebäude etc.)

Unterstützung bei internen Kontrollen und Audits

IT-&Systemunterstützung

Unterstützung bei der Verwaltung von Tablets, Laptops und Mobiltelefonen

Bestellung und Betreuung von IT / EDV-Material

Pflege und Kontrolle der Zeiterfassung (Mutationen, Auswertungen)

Was brauche ich, um erfolgreich zu sein? Hard Skills

Kaufmännische Grundausbildung EFZ oder gleichwertige Ausbildung

Mehrjährige Erfahrung in Administration, Office-Management oder Assistenzfunktionen

Gute Kenntnisse in HR-Administration (Verträge, Personalakten, Absenzen)

Sehr gute Kenntnisse in MS 365 (Excel, Teams, PowerPoint, Word, Sharepoint, Onedrive)

Sehr gute DE- und EN-Kennnisse in Wort und Schrift (FR von Vorteil)

Vorteil: Kenntnisse in Compliance, Datenschutz, Qualitätsmanagement oder Versicherungsadministration

Soft Skills

Strukturierte, effiziente und selbständige Arbeitsweise

Sehr hohe Vertrauenswürdigkeit und Diskretion

Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Kommunikationsstärke

Organisationstalent und proaktive Haltung

Teamfähigkeit und sicheres, freundliches Auftreten

Flexibilität, Belastbarkeit und Freude an vielfältigen Aufgaben

Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterentwicklung

Reisebereitschaft (1..2x pro Jahr)

KOMPETENZEN

Sicherer Umgang mit Office- und HR-Administrationsprozessen

Fähigkeit, professionelle Präsentationen, Berichte und Auswertungen zu erstellen

Präzise Dokumentations- und Organisationskompetenz

Sorgfältige, strukturierte und nachvollziehbare Arbeitsweise

Problemlösungsfähigkeit und proaktives Handeln

Verlässliche, vertrauensvolle und respektvolle Zusammenarbeit

Fähigkeit, unterschiedliche Anspruchsgruppen professionell zu betreuen

Empathie und Teamorientierung

Hohe Eigenständigkeit und Verantwortungsbereitschaft

Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld

Lernbereitschaft und Offenheit für Weiterentwicklung

Vertrauenswürdigkeit und Integrität

VERANTWORTUNGEN

Sicherstellung eines reibungslosen administrativen und organisatorischen Betriebs

Termingerechte und korrekte Durchführung der HR-Administration

Einhaltung und Pflege von Compliance-, Datenschutz- und Qualitätsrichtlinien

Vertrauensvolle Ansprechperson und Unterstützung für Mitarbeitende

Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Unternehmensdaten

Was sind meine Vorteile?

Ein modernes, flexibles und familienfreundliches Arbeitsumfeld

überdurchschnittliche Sozialleistungen

gleitende Arbeitszeiten

sichere Arbeitsplätze mit geringer Fluktuation

Gute Verkehrsanbindung und kostenlose Parkplätze

Sprachen Deutsch: C1 - Verhandlungssicher

Englisch: B2 - Sehr Gut

Französisch: von Vorteil

Arbeitsort Stäfa

Vakanz-Nr VA-KHD-RSL

#J-18808-Ljbffr