Team&Executive Assistant 20-30%, Saint Gallen

The Culture Institute ist eine kleine, engagierte, Unternehmensberatung mit Schwerpunkt Unternehmenskultur im Herzen von St. Gallen. Zur Ergänzung unseres Teams suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine Assistenz der Geschäftsleitung&Sekretariat 20-30 % vor Ort / hybrid (typischerweise jeweils montags im Office in St. Gallen plus ergänzend Home Office).

Kultur entscheidet, wie Organisationen handeln, führen und sich verändern. Wir machen Kulturmuster sichtbar und helfen Unternehmen, sie gezielt so zu gestalten, dass Strategie, Zusammenarbeit und Wandel wirksam werden.

Aufgaben

Du arbeitest eng mit der Geschäftsleitung und dem Team zusammen und stellst sicher, dass administrative Themen effizient, diskret und zuverlässig laufen

Du verantwortest administrative Aufgaben rund um Finanz- und Rechnungswesen

Du begleitest organisatorische Themen rund um Mitarbeitende, Ein- und Austritte sowie interne Prozesse

Du koordinierst Termine, Kalender, Meetings und interne Abläufe

Du koordinierst digitale Tools, Zugänge und administrative Schnittstellen

Du sorgst für Struktur, Übersicht und Verlässlichkeit in der elektronischen und physischen Ablage

Du kümmerst dich um organisatorische Themen rund um das Office und interne Infrastruktur

Du verantwortest die Organisation von Team-Events und internen Anlässen

Qualifikation

Fundierte kaufmännische Ausbildung

Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Sekretariats- oder Administrationsfunktion

Flexibilität, schnelle Anpassung an neue Situationen und Freude an einem vielseitigen und dynamischen Arbeitsumfeld

Hohe Selbstorganisation– strukturierte, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise

Freude daran, Dinge zu koordinieren, zu organisieren und Verantwortung zuübernehmen

Erfahrung in Buchhaltung oder in administrativen Prozessen des Finanz- und Rechnungswesens

Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse

Sicherer Umgang mit gängigen Officeanwendungen

Diskretion, Professionalität und ein gutes Gespür für Menschen und Situationen

Interesse an Organisationskultur, Leadership und Zusammenarbeit

Benefits

Flexible Arbeitsweise mit Homeoffice-Möglichkeiten – hohe Vereinbarkeit mit verschiedenen Lebenssituationen und Familie

Enge Zusammenarbeit und flache Hierarchien in einem kleinen, engagierten Team mit viel Flexibilität und Eigenverantwortung

Kreative Atmosphäre, offenes, inspirierendes Umfeld

Attraktive Sozialleistungen, Handy, Laptop und ein schönes Büro in der St. Galler Altstadt

Einblick in spannende Projekte mit namhaften Organisationen aus Wirtschaft, Verwaltung und Sicherheit

Bewerbung Klingt nach dir? Dann bewirb dich jetzt– wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Was beinhaltet deine Bewerbung?

Statement per Text oder Video, weshalb du dich bei uns bewirbst– und inwiefern unser Core mit dir resoniert.

CV

Schick deine Bewerbung an: office[at]cultureinstitute[dot]com

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