Projektleiter:in Archiv immobilienportfolio, Interlaken

Wir konzentrieren uns aufs Ganze. Seit 2007 kümmern wir uns um die ganzheitliche Bewirtschaftung von Immobilienportfolios nach den individuellen Bedürfnissen unserer Kund:innen.

Wir beraten Bauherren bei der Umsetzung ihrer Projekte und prüfen den energetischen, baulichen sowie betrieblichen Zustand von Liegenschaften. Zudem betreuen wir die technische, infrastrukturelle und kaufmännische Bewirtschaftung von Immobilienportfolios und planen sowie realisieren Bauprojekte.

Heute beschäftigen wir rund 30 Mitarbeiter:innen in den Bereichen Architektur, Bauleitung, Immobilienverwaltung, Gebäudemanagement, Archivbewirtschaftung und Administration.

Im Rahmen unseres jüngeren Wachstums und einer begleiteten Nachfolgeregelung durch den aktuellen Stelleninhaber bieten wir eine spannende Stelle für eine:n betriebswirtschaftliche:r Allrounder:in mit viel Verantwortung und Gestaltungsspielraum als Mitglied der Geschäftsleitung.

ImRahmen eines langjährigen Archivierungsmandates für eines der größten Immobilienportfolios der Schweiz arbeitest du mit einem eingespielten Team in Matte b. Interlaken für Projekte der öffentlichen Hand.

Das erwartet Dich in deiner Rolle als Projektleiter:in

Projektleitung für die Archivdienstleistung gemäss untenstehendem Beschrieb der Teamaufgabe

Personalführung von ca. 8-10 Mitarbeitern in Teilzeitpensen zwischen 60 und 80%

Gemeinsame Definition der Umsetzung der Leistungsziele mit dem Auftraggeber

Sicherstellung des persönlichen externen Netzwerkes innerhalb des Mandats

Mitgestaltung und Mitverantwortung für Prozesse, Arbeitsanweisungen und Checklisten

Organisieren von internen und externen Koordinationssitzungen inkl. Protokollführung und Pendenzenmanagement

Ressourcenplanung in personeller und finanzieller Hinsicht bezüglich des jährlichen Leistungsabrufs

Erfüllung der Auskunftspflicht im Rahmen des Auftrages gegenüber den Mitarbeitern des Auftraggebers und Dritten

Einhaltung der gesetzlichen Auflagen

Geschichtliche Wissens- und Qualitätssicherung

Das sind die Aufgaben des gesamten Teams

Physische Archivierung von Liegenschaftsverträgen, Bauakten und weiteren historisch relevanten Dokumenten

Digitale Archivierung von Plänen und Dokumenten sowie Verlinkung von objektübergreifenden Metadaten mit den Planverwaltungs- und Datenmanagementsystemen des Auftraggebers

Überprüfung der Bauprojektakten und Datenträger auf Archivwürdigkeit bzw. Verwendbarkeit im Lifecycle-Management

Bewirtschaftung der Bauprojektakten und Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist

Bearbeitung von Anfragen von internen und externen Bedarfsträgern für den Abruf Plänen, Dokumenten und Verträgen in physischer oder elektronischer Form

Inventarisierung von neu eingehenden Planpaketen

Ein- und Ausgangskontrolle von Planpaketen (Inventarisierung, Bezugsberechtigungen, Rückgabefristen)

Aktenaufbereitung und Ablieferungen gemäss Vorgaben Auftraggeber an übergeordnetes Zentralarchiv

Das bringst Du mit

Ausbildung und/oder Erfahrung in der Archivdienstleistung mit mind. 5 Jahren Berufserfahrung

Erfahrung und Fähigkeiten im Projektmanagement

Führungsqualitäten

Erfahrung im Umgang mit Plänen / Bauakten und Liegenschaftsverträgen von Vorteil

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Französisch oder/und Italienisch von Vorteil aber nicht Bedingung

Gute EDV-Kenntnisse

Exakte und sorgfältige Arbeitsweise

Wir bieten Dir

Schnupper-Halbtag zum Kennenlernen der Arbeitsumgebung, des Arbeitsinhaltes und des Teams

Eine Anstellung in einem spannenden und nicht alltäglichen Arbeitsumfeld

Eine sorgfältige Einarbeitung

Sechs Wochen Ferien, ab 50 Jahren sieben Wochen (inkl. 1 Woche durch Vorholzeit)

BVG-Leistungen mit Wahlplänen

Regelmäßige Firmenevents

Gratifikation bei erfolgreichem Geschäftsjahr

Deine Bewerbung Fühlst Du Dich angesprochen? Wir freuen uns auf Deine kompletten Bewerbungsunterlagen via unserem Bewerbungstool. Bei Fragen steht Dir Samuel Welti unter 033 828 10 70 gerne zur Verfügung.

Dossiers von Personalvermittlern werden nicht berücksichtigt.

Universal Gebäudemanagement AG

Herr Samuel Welti

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