Administrative Assistant: Professors Team&Forschungsprojekte, Zürich (Kreis 11)

Als grösste Universität der Schweiz bietet die Universität Zürich eine Vielzahl von attraktiven Positionen in verschiedenen Fachbereichen und Berufsfeldern. Mit rund 10'000 Mitarbeitenden und aktuell 12 Berufsprofilen für Lernende bietet die Universität ein inspirierendes Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung. Setzen Sie Ihr Talent und Ihre Fähigkeiten bei uns ein. Erfahren Sie mehr über die UZH als Arbeitgeberin!

Aufgaben

Selbständige Erledigung der Administration für eine Professorin sowie deren Team von 5-8 wissenschaftlichen Mitarbeitenden

Komplexe Korrespondenz,Übersetzungen, Berichte und Protokollführung in Deutsch und Englisch

Unterstützung bei vertragsbezogenen und formellen administrativen Prozessen

Verarbeitung von Kreditoren- und Debitorenrechnungen

Zahlungsaufträge, Spesen- und Kreditkartenabrechnungen

Verbuchungs- und Budgetkontrolle

Verwalten von verschiedenen komplexen Nationalfonds-, EU- und Drittmittelprojekten

Administrative Unterstützung in der Lehre

Organisation von Reisen, Konferenzen, Seminaren und Tagungen

Administrative Betreuung in- und ausländischer wissenschaftlicher Gäste

Materialverwaltung und -bestellungen

Nachführen von Datenbanken, Pflege der Webseite

Stellvertretung von Kolleginnen und Kollegen bei deren Abwesenheit

Profil

Kaufmännische Grundausbildung, sehr gute Allgemeinbildung

Mehrjährige Berufserfahrung in den Bereichen Administration und Buchhaltung

Idealerweise Erfahrung in einem juristischen oder vertragsnahen Umfeld (z. B. als Anwaltsassistenz oder in einer vergleichbaren Funktion)

Sicherheit und Freude im Umgang mit Verträgen, formellen Dokumenten und administrativen Prozessen

Stilistisch einwandfreies Deutsch und ausgezeichnete Englischkenntnisse (B2 oder C1) in Wort und Schrift

Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office-Palette, CMS etc.)

Eigenverantwortliche, belastbare, zuverlässige und initiative Persönlichkeit

Äusserst kooperationsfähig, dienstleistungs- und teamorientiert

Effiziente Arbeitsorganisation, sehr gute Prioritätensetzung

Interesse an wirtschaftswissenschaftlichen Themen

Freude an der Zusammenarbeit mit Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern

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