Office Manager:in (50-%) - HR / Administration / Finanzen / …, Zürich (Kreis 11)

Office Manager:in (50%)– HR / Administration / Finanzen / Kommunikation / Stabsfunktionen JOM Architekten GmbH ist ein Architekturstudio mit Sitz in Zürich. Wir realisieren anspruchsvolle Projekte mit hohem gestalterischem Anspruch und engagieren uns für eine klimaneutrale, gebaute Umwelt. Unser Arbeitsumfeld ist geprägt von kurzen Entscheidungswegen, Eigenverantwortung und einer offenen, kollegialen Kultur.

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine erfahrene, selbständig arbeitende Persönlichkeit im

Office Management (50%) , die administrative, personelle, finanzielle und Kommunikations-Themen souverän und eigenständig übernimmt.

Deine Aufgaben In dieser vielseitigen Funktion bist du Dreh- und Angelpunkt im Büro und arbeitest eng mit der Geschäftsleitung zusammen:

Selbständige Abwicklung der Personaladministration von Eintritt bis Austritt

Pflege und Weiterentwicklung von Arbeitsverträgen, Personalreglementen und internen Richtlinien

Ansprechperson für Mitarbeitende in administrativen und personalrelevanten Fragen

Organisation interner Anlässe sowie Unterstützung bei Teamthemen

Aufbau, Pflege und Optimierung von Ablage‑ und Verwaltungsstrukturen

Finanzen&Controlling

Verantwortung für Rechnungswesen

Führung von Budget‑, Forecast‑ und Liquiditätsübersichten

Unterstützung bei Monats‑ und Jahresabschlüssen

Aktive Optimierung und Automatisierung von administrativen und finanziellen Prozessen

Administrative Entlastung der Geschäftsleitung

Koordination von Terminen, Sitzungen und internen Abläufen

Drehscheibenfunktion zwischen internen und externen Anspruchsgruppen

Erweiterungsmöglichkeit von Stabaufgaben je nach Qualifikation und Interessen in den Bereichen Vertrags- und Offertwesen, Kommunikation, SocialMedia, Unterstützung im Sales- und Akquisitionsprozess

Das bringst du mit

Selbständige, strukturierte und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise

Hands‑on‑Mentalität, vernetztes Denken und hohes Verantwortungsbewusstsein

Schnelle Auffassungsgabe und Bereitschaft, neues sich schnell und strukturiert aneignen können

Diskretion, Zuverlässigkeit und ausgeprägte soziale Kompetenz

Mehrjährige Erfahrung im Office Management und GL-Assistenz, idealerweise in einem architekturverwandten Unternehmen

Fundierte Kenntnisse in HR‑Administration und Finanzprozessen

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Das bieten wir dir

Eine verantwortungsvolle, vielseitige Teilzeitstelle (50%)

Viel Eigenständigkeit und Vertrauen in deine Arbeitsweise

Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch Möglichkeit von flexiblen Arbeitszeiten

Ein inspirierender Arbeitsort mitten in Zürich-West

Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung

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