Senior Administrative Coordinator– Regulated Finance, Meggen

FINMA‑regulierte Vermögensverwaltung | Standort Meggen (LU) Zur Ergänzung unseres kleinen, professionellen Teams suchen wir eine

erfahrene Senior Assistant

mit klarem Fokus auf

Administration und Organisation . Diese Rolle richtet sich ausdrücklich an Persönlichkeiten, die

Struktur, Ordnung und Verlässlichkeit lieben , administrative Aufgaben souverän beherrschen und sich in einem

regulierten Umfeld

wohlfühlen. Sie sind das

administrative Rückgrat

unseres Unternehmens. Sie stellen sicher, dass Unterlagen vollständig, Abläufe sauber organisiert und Informationen jederzeit nachvollziehbar und auffindbar sind. Die Position ist

nicht vertriebs‑, nicht investitions‑ und nicht führungsorientiert , sondern bewusst klar administrativ ausgerichtet. Ihre Hauptaufgaben: Strukturierte Organisation des administrativen Tagesgeschäfts Termin‑, Sitzungs‑ und Unterlagenkoordination Pflege und Weiterentwicklung von Ablage‑ und DokumentationsstrukturenSicherstellung von Ordnung, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit Unterstützung beim Kunden‑Onboarding (KYC/CDD): Zusammenstellung und Nachverfolgung von Unterlagen Pflege und Aktualisierung von Kunden‑ und Stammdaten Vorbereitung von Konto‑ und Depotunterlagen Operative AuftragserfassungErfassung von: Zahlungs‑ und Übertragsaufträgen Vollständige Dokumentation und ordnungsgemässe Ablage der Aufträge Schnittstelle zur externen Compliance: Zusammenstellung von Unterlagen für Reviews und Prüfungen Pflege von Registern, Checklisten und Übersichten Administrative Unterstützung bei regulatorischen AbklärungenWas diese Rolle

nicht

ist:❌ Keine Anlage‑ oder Geschäftsentscheide ❌ Keine Compliance‑Freigaben oder Kontrollfunktion ❌ Keine Führungs‑ oder Vertriebsrolle Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Mehrjährige Erfahrung in: Bank, Vermögensverwaltung, Family Office oder reguliertem UmfeldAusgeprägte administrative Stärke : sehr strukturiert, organisiert und zuverlässig Freude an Ordnung, Prozessen und klaren Abläufen Hohes Verantwortungs‑ und Diskretionsbewusstsein Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Systemen Sprachen: Deutsch: gut (mündlich&schriftlich) Englisch: gut (mündlich&schriftlich) Spanisch: gut (mündlich&schriftlich) Was wir bieten: Teilzeitpensum

50–80%

(nach Absprache) Langfristig angelegte, stabile Position Klare Rollen, saubere Prozesse, professionelles Umfeld Direkte Zusammenarbeit mit CEO und COO Marktgerechte Vergütung entsprechend Erfahrung und Pensum Arbeitsort: Präsenz vor Ort erwünscht. Wichtig: Diese Position eignet sich besonders für Personen, die✅

Administration wirklich lieben,✅

gerne Verantwortung für Ordnung und Struktur übernehmen, ✅

und bewusst keine Führungs‑ oder Entscheidungsrolle suchen.

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