Assistent/in mit Drive und Zahlenflair 80%-100% (a), Lausanne

Ihre Aufgaben

Sie organisieren die Administration des Labors und unterstützen den Leiter sowie die Gruppenleiten‑den und Programmanagers im Tagesgeschäft

Sie verwalten das Bereichsbudget und betreuen die Forschungsprojekte im SAP, inklusive Projektcontrolling und -administration

Sie koordinieren die Erstellung von Finanzberichten und sind Ansprechperson für das Bestell‑, Auftrags‑ und Rechnungswesen

Als Superuser betreuen Sie SAP und das Zeiterfassungssystem der Abteilung

Sie pflegen und aktualisieren Datenbanken (Publikationen, Konferenzen, Projekte, Aufträge, Adressen) und koordinieren die Archivierung

Sie verantworten dieÖffentlichkeitsarbeit und betreuen die Social‑Media‑Kanäle des Labors

Sie aktualisieren die Websites des Labors und projektbezogener Plattformen

Sie organisieren Reisen, Meetings und Veranstaltungen/Konferenzen

Sie prüfen und korrigieren Zeiterfassungsdaten

Sie begleiten neue Mitarbeitende sowie internationale (Gast‑)Wissenschaftler bei administrativen Anliegen

Sieübernehmen die administrative Leitung und Interaktion mit externen und internen Partnern (Stakeholder‑Management) inkl. Verwaltung von Emails

Ihr Profil

Kaufmännische Grundausbildung, idealerweise mit Berufsmaturität oder Matura, sowie mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen administrativen Funktion

Erfahrung im Hochschulumfeld (ETH/Universität) ist ein Plus

Ausgeprägte Sozialkompetenz, Teamfähigkeit, Flexibilität und eine dienstleistungsorientierte Haltung

Zahlenflair sowie sehr gute organisatorische und koordinative Fähigkeiten

Selbständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise, insbesondere in einem agilen Umfeld

Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse (mündlich und schriftlich, mind. Level C1), weitere Sprachen von Vorteil

Versierter Umgang mit MS Office, SAP und Internetanwendungen, Kenntnisse in Bildbearbeitungsprogrammen sind wünschenswert

Unser Angebot Eine abwechslungsreiche Position in einer der dynamischsten wissenschaftlichen Institutionen Europas– mit attraktivem Arbeitsplatz in Dübendorf. Die 80‑100%-Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet. Aufgrund des Wachstums der Abteilung bestehen sehr gute Chancen auf unbefristete Anstellung. Sie arbeiten eng mit der Abteilungsassistenz und Projektmanagement der Empa/EPFL in Lausanne zusammenund brauchen täglich Ihre sehr guten Fremdsprachenkenntnisse. Nutzen Sie die Gelegenheit, sich mit uns weiterzuentwickeln!

Ihr zukünftiger Arbeitsort Empa Ueberlandstrasse 129 8600 Dübendorf

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