Back Office Specialist, Crissier

Back Office Specialist MATISA est une entreprise suisse fondée en 1945, spécialisée dans la construction de machines de rénovation et d'entretien ferroviaires et formons une fière équipe d'enthousiastes. Au fil des décennies, MATISA a élargi sa gamme de solutions – bourreuses, régaleuses-cribleuses et trainsde renouvellement, entre autres – et a développé ses brevets afin de rester à la pointe de la technologie tant dans la construction que dans la maintenance.MATISA est capable de répondre aux besoins d’une industrie en constante évolution grâce à ses efforts constants de R&D età son ingénierie innovante. Présents aujourd'hui dans 22 pays, nous avons 8 filiales à travers le monde (Italie, France, Allemagne, Espagne, Royaume-Uni, Japon, Brésil et Australie). Back Office Specialist Dans le cadre du développement de nos activités, nous souhaitons renforcer notreéquipe en recrutant un·e Back Office Specialist.Ce poste occupe un rôle central de back-office, avec une responsabilité principale orientée vers la réalisation et le suivi des offres, la gestion administrative et documentaire des dossiers, la mise à jour des systèmes IT / ERP, ainsi que la réalisation et la formalisation des procédures back-office.Le poste intervient en support deséquipes internes, des filiales et des clients. En complément de cette activité principale, le poste intègre une activité accessoire de spécialiste Excel, avec une utilisation ponctuelle de Power BI, afin de structurer les données, fiabiliser l’information et soutenir le reporting interne.MISSIONS PRINCIPALES Activités principales – Back Office / gestion des offres, dossiers et procédures Élaborer, suivre et mettre à jour les demandes d’offres Analyser les éléments techniques et financiers nécessaires au chiffrage Construire des offres commerciales intégrant les prestations de :Retrofit machines Formations Assistance technique Homologation Assurer le suivi administratif des offres, commandes et dossiers clients Constituer, gérer et classer les dossiers commerciaux et techniques Mettre à jour, contrôler et consolider les données dans l’ERP et les outils IT Garantir la conformité, la traçabilité et l’archivage de la documentationRéaliser la facturation et assurer le suivi administratif associé Assurer l’interface back-office avec les équipes internes, les filiales et les clients Rédiger, structurer et maintenir à jour les procédures back-office (offres, dossiers, outils, bonnes pratiques) Activités accessoires –Spécialiste Excel&reporting Intervenir en tant que référent·e / spécialiste Excel pour les activités back-office Concevoir, maintenir et optimiser des fichiers Excel avancés : Modèles de calcul Tableaux de suivi Fichiers de chiffrage et de budgets Automatisations Exploiter Excel pour le suivi des offres, des budgets et des donnéesadministrativesProduire et consolider des reportings et indicateurs de suivi Utiliser Power BI de ère ponctuelle pour la visualisation des données et le reporting interne Contribuer à l’amélioration continue des outils et processus back-office par la structuration des données et la formalisation méthodologiquePROFIL RECHERCHÉ Formation Bachelor en ingénierie dans un domaine technique : Industriel, Mécanique, Électrique, Automatisation ou équivalent Formation complémentaire ou certification en Excel avancé Connaissances ou formation de base en Power BI appréciées Expérience 5 à 10 ans d’expérience en environnement industrielExpérience confirmée en back-office, inside sales ou fonctions administratives techniques Expérience en gestion d’offres, suivi administratif et documentation structurée Compétences techniques et organisationnelles Très bonne maîtrise d’Excel : Formules avancées Tableaux croisés dynamiquesModèles de calcul Structuration et fiabilisation des données Power BI apprécié comme outil de reporting Capacité à formaliser des procédures claires et structurées Rigueur administrative et sens de l’organisation Aisance avec les systèmes IT et les ERP Langues Français : C1 Anglais : B2Italien, allemand ou espagnol : un atout OUTILS UTILISÉS Excel (maîtrise indispensable – rôle de spécialiste) Power BI (utilisation ponctuelle) ERP Sage X3 Therefore™ – système de gestion documentaire COMPÉTENCES PERSONNELLES Rigueur, fiabilité et sens du détail Excellente capacité de structuration et de rédactionAutonomie et esprit d’équipe Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément Bonne communication professionnelle Orientation amélioration continue et standardisation AVANTAGES Dispositions relatives à la convention collective industrielle suisse : Cantine de la compagnie Horaires flexiblesRemboursement partiel des coûts des transports en commun Participation de l’entreprise à des événements sportifs (courses, manifestations sportives, événements d’équipe), favorisant la cohésion, le bien-être et l’esprit d’équipe. MATISA est une entreprise dont les employés s'engagent à fournir un travail de qualité en investissant dans nos clients à travers ses produits et services. Nous serions ravis de vous accueillir bientôt ! jida969a89a jit0623a jiy26a