Back Office Specialist, Crissier

Back Office SpecialistMATISA est une entreprise suisse fondée en 1945, spécialisée dans la construction de machines de rénovation et d'entretien ferroviaires et formons une fière équipe d'enthousiastes.Au fil des décennies, MATISA a élargi sa gamme de solutions – bourreuses, régaleuses-cribleuses et trains de renouvellement, entre autres – et a développé ses brevets afin de rester à la pointe de la technologie tant dans la construction que dans la maintenance.MATISA est capable de répondre aux besoins d’une industrie en constante évolution grâce à ses efforts constants de R&D et à son ingénierie innovante. Présents aujourd'hui dans 22 pays, nous avons 8 filiales à travers le monde (Italie, France, Allemagne, Espagne, Royaume-Uni, Japon, Brésil et Australie).Back Office SpecialistDans le cadre du développement de nos activités, nous souhaitons renforcer notre équipe en recrutant un·e Back Office Specialist.Ce poste occupe un rôle central de back-office, avec une responsabilité principale orientée vers la réalisation et le suivi des offres, la gestion administrative et documentaire des dossiers, la mise à jour des systèmes IT / ERP, ainsi que la réalisation et la formalisation des procédures back-office.Le poste intervient en support des équipes internes, des filiales et des clients.En complément de cette activité principale, le poste intègre une activité accessoire de spécialiste Excel, avec une utilisation ponctuelle de Power BI, afin de structurer les données, fiabiliser l’information et soutenir le reporting interne.MISSIONS PRINCIPALESActivités principales – Back Office / gestion des offres, dossiers et procéduresÉlaborer, suivre et mettre à jour les demandes d’offresAnalyser les éléments techniques et financiers nécessaires au chiffrageConstruire des offres commerciales intégrant les prestations de :Retrofit machinesFormationsAssistance techniqueHomologationAssurer le suivi administratif des offres, commandes et dossiers clientsConstituer, gérer et classer les dossiers commerciaux et techniquesMettre à jour, contrôler et consolider les données dans l’ERP et les outils ITGarantir la conformité, la traçabilité et l’archivage de la documentationRéaliser la facturation et assurer le suivi administratif associéAssurer l’interface back-office avec les équipes internes, les filiales et les clientsRédiger, structurer et maintenir à jour les procédures back-office (offres, dossiers, outils, bonnes pratiques)Activités accessoires – Spécialiste Excel & reportingIntervenir en tant que référent·e / spécialiste Excel pour les activités back-officeConcevoir, maintenir et optimiser des fichiers Excel avancés :Modèles de calculTableaux de suiviFichiers de chiffrage et de budgetsAutomatisationsExploiter Excel pour le suivi des offres, des budgets et des données administrativesProduire et consolider des reportings et indicateurs de suiviUtiliser Power BI de ère ponctuelle pour la visualisation des données et le reporting interneContribuer à l’amélioration continue des outils et processus back-office par la structuration des données et la formalisation méthodologiquePROFIL RECHERCHÉFormationBachelor en ingénierie dans un domaine technique : Industriel, Mécanique, Électrique, Automatisation ou équivalentFormation complémentaire ou certification en Excel avancéConnaissances ou formation de base en Power BI appréciéesExpérience5 à 10 ans d’expérience en environnement industrielExpérience confirmée en back-office, inside sales ou fonctions administratives techniquesExpérience en gestion d’offres, suivi administratif et documentation structuréeCompétences techniques et organisationnellesTrès bonne maîtrise d’Excel :Formules avancéesTableaux croisés dynamiquesModèles de calculStructuration et fiabilisation des donnéesPower BI apprécié comme outil de reportingCapacité à formaliser des procédures claires et structuréesRigueur administrative et sens de l’organisationAisance avec les systèmes IT et les ERPLanguesFrançais : C1Anglais : B2Italien, allemand ou espagnol : un atoutOUTILS UTILISÉSExcel (maîtrise indispensable – rôle de spécialiste)Power BI (utilisation ponctuelle)ERP Sage X3Therefore™ – système de gestion documentaireCOMPÉTENCES PERSONNELLESRigueur, fiabilité et sens du détailExcellente capacité de structuration et de rédactionAutonomie et esprit d’équipeCapacité à gérer plusieurs dossiers simultanémentBonne communication professionnelleOrientation amélioration continue et standardisationAVANTAGESDispositions relatives à la convention collective industrielle suisse : Cantine de la compagnieHoraires flexiblesRemboursement partiel des coûts des transports en communParticipation de l’entreprise à des événements sportifs (courses, manifestations sportives, événements d’équipe), favorisant la cohésion, le bien-être et l’esprit d’équipe.MATISA est une entreprise dont les employés s'engagent à fournir un travail de qualité en investissant dans nos clients à travers ses produits et services. Nous serions ravis de vous accueillir bientôt ! jida969a89lo jit0623lo jiy26lo