Personal Assistant to CEO/VR, Zürcher Unterland/ Limmattal

Personal Assistant (80-100%) to CEO/VRIm Auftrag unseres Kunden suchen wir eine Personal Assistant & Executive Assistant zwischen Aarau und Spreitenbach. Diese Rolle kombiniert Tätigkeiten in der Firma (KMU Industrie) sowie Tätigkeiten für ein Nebenamt im Verwaltungsrat in einem bedeutenden Umfeld. Wir wenden uns an eine agile sowie kommunikationsstarke empathische Persönlichkeit in der Rolle als:Personal Assistant (80-100%) to CEO/VRIhre AufgabenErste Anlaufstelle für interne und externe DrittpersonenManagement/Priorisierung des E-Mail Postfachs für beide Positionen (umfangreiches Kontaktnetzwerk)Aufbereiten und pflegen der Stakeholder Matrix in einem anspruchsvollen UmfeldSelbständige Vorbereitung der E-Mail AntwortenPendenzen-Management von GL und VR Sitzungen (4x Jahr Protokoll schreiben)Aufbereitung und Verwaltung umfangreicher Unterlagen in OneNote, SharePoint und Teams Optimierung der Prozesse im Backoffice mit KI (Copilot Erfahrung wichtig)Agenda-/Reisemanagement inkl. Vor- und NachbereitungenVerfassen von diversen Texten in Deutsch und teilweise in EnglischAllgemeine Unterstützung vom CEO in organisatorischen und administrativen ThemenAllenfalls ergänzende organisatorische Unterstützung eines VR Mitgliedes (ca. 15%)Organisation von internen und externen Meetings, Workshops und EventsSparringpartner und Experte als EA/PAIhr ProfilKaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung in Kommunikation von VorteilMehrjährige Erfahrung als PA in einem kleineren Umfeld auf C-LevelDeutsch: MutterspracheEnglisch: FliessendHohe IT-Affinität und profunde Erfahrung OneNote/SharePoint/Teams & MS-Office PaletteKommunikationsstark – schriftlich wie mündlichSchnelle AuffassungsgabeGepflegtes und gewinnendes Auftreten mit positivem MindsetLösungsstark, dienstleistungsorientiert und sehr flexibelHands-on MentalitätProaktives Mit- und vorausdenkenStark im Priorisieren und Managen von der Inbox sowie von Pendenzen aus diversen ProjektenHohe Selbständigkeit sowie hohes VerantwortungsbewusstseinExakte und zielorientierte ArbeitsweiseInteressiert an PolitikDie Unternehmung bietetHohe Flexibilität der Arbeitszeiten1-4 Tage Homeoffice abhängig von CEO Agenda (nach der Probezeit)Sind Sie eine kommunikationsstarke Persönlichkeit, die sehr gerne schreibt, redigiert und managed? Fühlen Sie sich in einer Drehscheibenfunktion mit anspruchsvollen Schnittstellen zur Wirtschaft und Politik wohl? Sind Sie flexibel und schätzen ein sehr dynamisches Umfeld? Interessiert?Jutta freut sich auf die Zustellung Ihrer Bewerbungsunterlagen.Humanis AGPrime Tower · Hardstrasse 201 · 8005 ZürichTelefon · jidcb694fclo jit0623lo jiy26lo