Assistent:in der Head of Research 80– 100%, Basel

Das Schweizerische Tropen- und Public Health-Institut (Swiss TPH) ist ein weltweit renommiertes Institut auf dem Gebiet der globalen Gesundheit mit besonderem Fokus auf Länder mit niedrigen und mittleren Einkommen. Assoziiert mit der Universität Basel, verbindet das Swiss TPH Forschung, Lehre und Dienstleistungen auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene. Rund 1'000 Personen aus 96 Ländern arbeiten am Swiss TPH in Bereichen wie Infektionskrankheiten und nicht-übertragbare Krankheiten, Umwelt, Gesellschaft und Gesundheit sowie Gesundheitssysteme und -programme.

Zur Unterstützung unserer neuen Departementsleiterin Research suchen wir per 1. August 2026 oder nach Vereinbarung eine:n Assistent:in der Head of Research (80 – 100 %).

Bei uns können Sie Ihre Organisationsstärke in ein internationales Forschungsumfeld mit viel Wirkung einbringen. Neben administrativer und organisatorischer Entlastung der Departementsleiterin Research (400 Staff) koordinieren Sie zentrale Prozesse und tragen dazu bei, dass globale Gesundheitsprojekte effizient vorangetrieben werden. Die personelle Führung der 7 Assistent:innen des Research Admin Teams ergänzt diese spannende Rolle in unserem Institut.

Ihre Aufgaben

Terminkoordination mit internen und externen Partnern, Agendaführung der Departementsleiterin sowie Organisation von Meetings, Anlässen, Workshops und kleineren Events

Verantwortung für die Erledigung von allgemeinen administrativen Arbeiten: Protokollführung, Korrespondenz, Spesenmanagement, Rechnungen, Pflege von Adressendatenbanken

Erstellen und Einholen von Entscheidungsgrundlagen für Briefings, Reports, strukturierte Übersichten, Budgets sowie Monitoring

Koordination der Betreuung von 35 Forschungsgruppenleitenden

Organisation, Vor- und Nachbereitung der Forschungskonferenzen (Research Council und Senior Research Council) sowie des wöchentlichen Research Plenary

Koordination der Zusammenarbeit mit den weiteren Departementen des Swiss TPH

Ihr Profil

Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistent:in, von Vorteil auf Direktionsebene

3–5 Jahre Führungserfahrung und gute Delegationsfähigkeiten

Ausgezeichnete mündliche wie schriftliche Deutsch- und Englischkenntnisse, gute Französischkenntnisse sind von Vorteil, zudem starke transkulturelle Kompetenz

Ausgeprägte selbständige Arbeitstätigkeit, grosses Verantwortungsbewusstsein, Stärke im Priorisieren und hohe Flexibilität bei kurzfristigen Anfragen, ohne den Qualitätsanspruch aus den Augen zu verlieren

Dienstleistungsorientierte, kritische, innovative und vorausschauende Persönlichkeit mit sehr guten Umgangsformen (höchste Verlässlichkeit und Diskretion), hohe Belastbarkeit sowie teamorientierter Wesensart

Hervorragende Kenntnisse von MS Office sowie schnelle Auffassungsgabe für neue IT-Tools

Wir bieten Ihnen

Die Möglichkeit, an der sinnstiftenden Mission eines international renommierten Instituts für globale Gesundheit mitzuwirken

Ein unterstützendes, kollegiales und multikulturelles Arbeitsumfeld

Einen modernen Arbeitsplatz in unserem Hauptsitz in Allschwil, im Zentrum eines führenden Life-Sciences- und Biotech-Clusters

Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit Fachpersonen aus verschiedenen Disziplinen und Karrierestufen

Vielfältige Angebote zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung

Attraktive Arbeitsbedingungen, die je nach Funktion auch Remote Work und flexible Arbeitszeitgestaltung umfassen

Bewerbung / Kontakt

CV

Motivationsschreiben inkl. Name und Kontaktangaben (E‑Mail und/oder Telefonnummer) von 1 – 2 Referenzpersonen

Zertifikate und Arbeitszeugnisse

Am Swiss TPH pflegen wir ein inklusives und vielfältiges Arbeitsumfeld, das Unterschiede in Bezug auf Geschlecht, Herkunft, ethnische Zugehörigkeit, Beeinträchtigung, sexuelle Orientierung und sozioökonomischen Hintergrund wertschätzt und respektiert. Wir sind überzeugt, dass Vielfalt unsere Arbeit bereichert, und engagieren uns für Chancengleichheit für alle.

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